Archiwa kategorii: Ewidencja przebegu pojazdu

Używam autka tylko w firmie, więc muszę wypełniać ewidencję przebiegu

Polecamy przed zawiadomieniem urzędu skarbowego o używania autka tylko w firmie zacząć próbnie prowadzić ewidencję, co uzmysłowi nam, czy jesteśmy w stanie i jakim kosztem sprostać zadaniu. Trzeba ocenić własne umiejętności sumiennego prowadzenia ewidencji.

Jeżeli musi to być dokładna ewidencja z podaniem trasy przejazdu, to codzienne pisanie, zwłaszcza w samochodzie okaże się zbyt absorbujące. Praktyczną pomocą będzie telefon z aparatem fotograficznym i nawyk codziennego fotografowania stanu licznika. Data i godzina zdjęcia zapisze się sama. Co kilka dni zanim w głowie się zatrze, gdzie byliśmy (mogliśmy być), będzie można wypełnić ewidencję.

Kontrole podatkowe łatwiej podejmą próby wyrzucenia z kosztów tankowań w niedziele i święta lub tych, które miały miejsce w Zakopanem, Łebie i innych kurortach. Z tego względu warto zachować ostrożność co do terminu tankowania (niektóre stacje paliw nie wiadomo po co drukują na fakturach godzinę i minutę). Przejechane odległości muszą niestety pasować do terminów i wielkości fakturowanych tankowań.

Przypominamy, że:

1. Do ewidencji można wpisywać podróże, które nie przyniosły konkretnego efektu, na przykład: poszukiwanie w kilku sklepach artykułów do kupienia; wyjazd do serwisu w celu oceny, czy jakaś firmowa maszyna, narzędzie kwalifikuje się do naprawy czy jeszcze nie; wyjazd na spotkanie, które zostało w połowie drogi odwołane.

2. Nie ma przymusu jechać trasą najkrótszą. Nadłożenie drogi o 5-20 % nie jest niczym niezwykłym: roboty drogowe, próba ominięcia korka, poszukiwanie miejsca parkingowego, niespodziewana ulica jednokierunkowa, zakaz skrętu lub zawracania.

3. Nie ma obowiązku pojechać na stację paliw, myjnię, do kilku klientów lub sklepów przy okazji, po drodze.

4. Samochód oznakowany reklamą może jeździć po mieście w kółko.

5. Tak jak potrzebujemy kursów komputerowych, konwersacji z języka obcego, tak samo potrzebujemy jazd doskonalących technikę prowadzenia pojazdu.

Jak widać są możliwości przejechania do celów służbowych wielu kilometrów. Ale ile razy można jechać na odwołane spotkanie, czy wpisane trasy przejazdu będą zgodne z zaksięgowanymi kwitami za płatne parkowanie, które zawierają dokładny adres parkometru, czy fotoradar nie sfotografuje samochodu albo czy bardzo zawzięty urzędnik nie dobierze się do nagrań monitoringu, co pozwoli precyzyjnie określić czas i miejsce?

Problematyczne są przejazdy na trasie dom – praca. Obowiązkiem pracownika jest stawić się w umówionym z pracodawcą miejscu. Zapewnienie mu dojazdu oznacza przychód ze stosunku pracy, który trzeba opodatkować i ozusować. Rozwiązaniem problemu może być nałożenie na pracownika obowiązku parkowania samochodu w garażu lub parkingu blisko jego miejsca zamieszkania, zwłaszcza gdy przy siedzibie firma nie ma własnych miejsc postojowych. W przypadku przedsiębiorców, wspólników spółek osobowych ostatnio organy podatkowe zgadzały się, że dojazdy z domu do miejsca prowadzenia działalności są związane z działalnością gospodarczą. Na pewno warto potwierdzić interpretacją indywidualną, że samochody służące według nowych przepisów VAT wyłącznie działalności gospodarczej, mogą jeździć na trasie dom – praca.