- Reguły współpracy

1 Przygotowanie dokumentów dla kancelarii doradztwa podatkowego

Kiedy skończy się miesiąc, kancelaria mailowo lub telefonicznie przypomni o przygotowaniu dokumentów.  Można podzielić je na grupy, jeżeli jest to dla Państwa wygodniejsze (np. oddzielnie zakupy towarów handlowych, sprzedaż, koszty, wyciągi bankowe, delegacje, paragony fiskalne itp.).
Dokumenty, których nie chcą Państwo przekazywać w oryginale, należy skserować lub wysłać pocztą elektroniczną. Dokumenty należy ułożyć chronologicznie. Dokumenty należy opatrzyć datą otrzymania.
Jeżeli jakichś dokumentów nie są Państwo w stanie uzyskać na czas (np. polisy, dokumenty celne, transportowe), trzeba je jak najszybciej przekazać do kancelarii, czyli dowieźć, wysłać skan lub wysłać pocztą. To samo dotyczy dokumentów, które się zawieruszyły. Niedopuszczalne jest chomikowanie faktur do dnia ich zapłacenia.

2 Czym jest kolejność chronologiczna

Ta prosta z pozoru czynność wcale nie jest łatwa z uwagi na zawiłe przepisy. Dokumenty sprzedaży układa się według numerów, dokumenty zakupu według daty operacji gospodarczej (zakończenia dostawy), wyciągi bankowe i kwity kasowe według daty wystawienia, pozostałe dokumenty według daty zdarzenia (dla długotrwałych zdarzeń przyjmujemy datę początku lub końca okresu, np. pierwszy dzień trwania umowy ubezpieczenia dla polisy, ostatni dzień podróży służbowej dla delegacji). Na dokumenty zakupu należy nanieść datę otrzymania. Od tych zasad mogą być odstępstwa uregulowane w dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości.

3 Problemy i wątpliwości związane z dokumentami

Jeżeli brakuje niektórych faktur, tymczasowo można dostarczyć do kancelarii kserokopię lub skan brakujących dokumentów. Jeżeli nie jest jasne, jak udokumentować jakąś operację, należy dołączyć informację, na czym polega problem. Jednocześnie z dokumentami należy dostarczyć ewidencje, które prowadzą Państwo sami (np. utarg bezrachunkowy, ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji, ewidencja przebiegu pojazdu).

4 Pomoc w sporządzaniu dokumentów

Raz na jakiś czas zachodzi potrzeba wystawienia nietypowego dokumentu. Dla małego sklepu może to być faktura VAT, nota korygująca, delegacja. Dla dużej firmy może to być faktura na sprzedaż środka trwałego, faktura korygująca czy faktura eksportowa. Te i inne dokumenty może sporządzić kancelaria, proszę tylko podać, co ma w nich być. Dużym ułatwieniem są formularze na stronie internetowej kancelarii doradztwa podatkowego.

5 Dostarczenie dokumentów do kancelarii doradztwa podatkowego

Im wcześniej dostarczą Państwo dokumenty do księgowania, tym wcześniej będzie znana wysokość podatków. Termin określa umowa z kancelarią. Jeżeli chcecie Państwo dostarczyć dokumenty później należy to uzgodnić. Dokumenty powinny być dostarczone do siedziby kancelarii. Przy odpowiednim uzgodnieniu mogą być odebrane u Państwa w firmie. Wygodne jest udzielenie dostępu do rachunków bankowych w trybie do odczytu dla niektórych pracowników kancelarii, aby uwolnić się od samodzielnego generowania wyciągów bankowych.

Jeżeli w trakcie miesiąca chcą Państwo wiedzieć, jak kształtują się przychody, koszty czy podatki, przekażcie już posiadane faktury do kancelarii (można dołączyć informację o transakcjach planowanych lub transakcjach w toku). W uzasadnionych sytuacjach można dostarczyć dokumenty do trzech dni później niż to wynika z umowy. Dłuższa zwłoka może uniemożliwić wyliczenie podatków w terminie.

6 Obliczenie podatków

Kancelaria niezwłocznie po stwierdzeniu informuje o brakach i wadliwości dokumentów. Im wcześniej dostarczą Państwo dokumenty do księgowania, tym więcej będą mieć czasu na ewentualne uzupełnienia. Również wcześniej będzie znana wysokość podatków. Informację otrzymają Państwo pocztą elektroniczną. Kancelaria sporządzi wszelkie deklaracje i zeznania oraz złoży je w Państwa imieniu. Pocztą elektroniczną otrzymają Państwo przelewy na podatki.

7 Prowadzenie kadr oraz optymalizacja kosztów osobowych

Mogą Państwo liczyć na pomoc przy papierkowej pracy związanej z zatrudnianiem osób (np. umowy, zgłaszanie do ubezpieczenia, świadectwa pracy, akta pracownicze, skierowania na badania). Kancelaria doradza, czy nie przepłacają Państwo podatków i składek ZUS.

8 Rachuba płac i składki ZUS

Obliczanie wynagrodzeń dla Państwa pracowników, zleceniobiorców itd. leży w gestii kancelarii. Przed terminem wypłat kancelaria poprosi o przekazanie danych dotyczących wynagrodzeń oraz świadczeń pracowniczych i terminowo przygotuje listę wynagrodzeń. Jeżeli chcą Państwo coś zmienić w otrzymanej liście płac albo zmienić termin wypłaty wynagrodzenia, należy się skontaktować w tej sprawie z kancelarią. Gdy stosują Państwo proste systemy wynagrodzeń, np. tylko stała miesięczna płaca, to kancelaria oszczędzi Państwu pytania, czy zaszły zmiany w wysokości pensji.
Pocztą elektroniczną otrzymają Państwo przelewy na podatki, składki ZUS i PFRON od wynagrodzeń. Prosimy informować przed policzeniem wypłat, jeżeli nie zamierzają Państwo wypłacać pensji (np. zatory płatnicze, spór z pracownikiem), bo bez tej informacji zapłacicie Państwo za duże składki ZUS i podatki. Szkoda na to pieniędzy.

9 Odbiór zaksięgowanych dokumentów

Zaksięgowane dokumenty można odebrać przy następnej wizycie w kancelarii za miesiąc, chyba, że są Państwu wcześniej potrzebne. Tak więc do kancelarii zgłaszają się Państwo raz w miesiącu, a do urzędu skarbowego lub ZUS-u ani razu.

10 Dbałość o porządek w dokumentach księgowych

Na Państwa życzenie kancelaria może otrzymane dowody księgowe wpiąć w segregator, co ułatwi utrzymanie porządku w dokumentacji księgowej. Kiedy się zapełni odbierzecie uporządkowany zestaw dokumentów, który postawicie sobie na półce. Przypilnujemy, aby uzupełniono wszelkie nieścisłości oraz podpisy na dokumentach księgowych.

11 Nie tylko podatki, ale również ekonomiczna analiza działalności

Jeżeli potrzebują Państwo informacji o kondycji swojej firmy, to potrzebna jest analiza jej wyników ekonomicznych (np. realizacja założonego budżetu, opłacalność przedsięwzięć, transakcji, osiągane zyski na grupach towarów i usług, analiza struktury kosztów). Kancelaria poinformuje Państwa o ewentualnej potrzebie dodatkowego opisywania dokumentów niezbędnych do uzyskania żądanych analiz.

12 Nieustanne śledzenie zmian i nowości w przepisach

Na co dzień kancelaria dba, aby przekazywać informacje o podatkach w sposób zrozumiały i przejrzysty. Mogą Państwo zadawać pytania, na które uzyskają pisemną odpowiedź bądź wyjaśnienie. Kiedy potrzeba kancelaria publikuje wskazówki oraz przestrogi.

13 Planowanie podatkowe pozwoli dużo zaoszczędzić

Jeżeli w trakcie miesiąca chcą Państwo wiedzieć, jak kształtują się przychody, koszty czy podatki, przekażcie już posiadane faktury do kancelarii (można dołączyć informację o transakcjach planowanych lub transakcjach w toku). Usługę polecamy przede wszystkim klientom, którzy nieregularnie uzyskują przychody i grozi im niespodziewane zapłacenie wysokich podatków. Zachęcamy, aby od czasu do czasu informować nas o zamierzeniach kierownictwa firmy, bo często zmieniając kolejność lub formę transakcji udaje się zaoszczędzić na podatkach.

14 Zeznanie roczne - tanizna

PIT roczny dla właściciela firmy lub wspólnika spółki osobowej jest wypełniany bezpłatnie (także w wersji małżeńskiej). Zeznanie roczne dla małżonków stałych klientów oraz dla pracowników zatrudnionych u stałych klientów i małżonków pracowników objęty jest 60% zniżką. Promocja nie działa w ostatnich dwóch tygodniach przed ostatecznym terminem składania zeznania. Albo tanio, albo na ostatnią chwilę.

15 Gwarancja odpowiedzialności

Otrzymają Państwo szczegółową fakturę za czynności wykonane przez kancelarię. Dokładnie będziecie wiedzieli, za co płacicie. W razie powstania szkody przy prowadzeniu ewidencji księgowej lub doradztwie podatkowym, otrzymają Państwo odszkodowanie z zakładu ubezpieczeniowego. Zawsze możecie żądać okazania przez kancelarię polisy ubezpieczeniowej, aby mieć pewność, że Państwa interesy są chronione. Wszystkie uzyskane przez nas informacje o Państwa firmach są trzymane w tajemnicy. Doradcy podatkowi ani inni pracownicy kancelarii nie mogą być przesłuchiwani na okoliczność faktów poznanych w trakcie wykonywania zawodu. Wszelkie zbędne wydruki i nośniki informacji elektronicznej są przed wyrzuceniem niszczone.

Data publikacji 07.11.2018